云存储

将 Workplace 与您的云存储服务提供商绑定起来,以便您的社群可以直接通过帖子编辑框将重要的文件分享到 Workplace 小组。详细了解 Workplace 集成

如果您是 Workplace 精简版或 Workplace 进阶版的管理员,则可以启用的云存储集成工具包括 Box、Dropbox、Quip、Google Drive 和 Microsoft OneDrive。
如果您使用的是 Workplace 标准版,则可以为 Workplace 小组关联 Dropbox、Google Drive、Microsoft SharePoint 和 Microsoft OneDrive 中的文件夹。
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如果您是 Workplace 进阶版的管理员,则可以访问集成工具库,然后点击添加到 Workplace 来启用云存储集成工具。
云存储集成工具设置好后,社群成员将在他们所管理的小组的集成工具版块中看到这个集成工具。小组管理员可以将存储在云服务中的文件夹绑定到他们的 Workplace 小组。
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借助 Google 云端硬盘集成工具,用户可以直接在网页版和移动版 Workplace 分享 Google 云端硬盘中的文件。此外,它还支持授权预览,让用户无需离开 Workplace 即可查看 Google 云端硬盘文件的更多信息。您可以将 Google 云端硬盘文件夹关联到 Workplace 小组,便于小组成员轻松访问文件,以及了解谁在对哪些文件执行操作。
Workplace 只会向有权查看文件的用户显示预览和/或标题。文件预览不会在公司间合作小组中显示。
要使用电脑设置 Google 云端硬盘集成工具:
  1. Workplace 集成工具库中搜索 Google 云端硬盘。
  2. 点击 Add to Workplace(添加到 Workplace)。
  3. 在随后弹出的对话框中,点击安装
  4. 登录您的 G Suite 帐户 - 您必须是组织的 G Suite 管理员。
  5. 当被问及是否授予 Workplace from Facebook 访问您 Google 帐户的权限时,请点击允许
  6. Workplace,您成功为您社群中的每位用户启用了 Google 云端硬盘集成工具。
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借助 OneDrive 集成工具,用户可以直接在网页版和移动版 Workplace 上分享 OneDrive 中的文件。此外,它还支持授权预览,让用户无需离开 Workplace 即可查看 OneDrive 文件的更多信息。您可以将 OneDrive 文件夹绑定到 Workplace 小组,便于小组成员轻松访问文件,以及了解谁在对哪些文件执行操作。
如果您是管理员:
  1. 前往 Workplace 集成工具库
  2. 搜索 OneDrive。
  3. 点击 Add to Workplace(添加到 Workplace)。
  4. 在弹出的对话框中,点击 OK(确定)。
  5. 登录您的 Microsoft 帐户,您需要拥有管理员帐户才能完成此流程。
  6. 当询问您是否要授权 Workplace by Facebook 访问您的帐户时,请点击 Allow(允许)。
  7. 此时对话框将关闭,您成功为您组织中的每位用户启用了 OneDrive 集成工具。
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本文仅适用于 Workplace 精简版和 Workplace 进阶版管理员。
借助 SharePoint 集成工具,用户可以直接在网页版和移动版 Workplace 分享 SharePoint Online 中的内容。此外,它还支持授权预览,让用户无需离开 Workplace 即可查看 SharePoint Online 内容(例如文档、页面和文件)的更多信息。最后,您可以将 SharePoint Online 文件夹关联到 Workplace 小组,便于小组成员轻松访问文件并了解谁在对哪些文件执行操作。
如果您是管理员:
  1. 前往 Workplace 集成工具库
  2. 搜索 SharePoint。
  3. 点击添加到 Workplace
  4. 在随后弹出的对话框中,点击确定
  5. 登录您的 Microsoft 帐户,您需要拥有管理员帐户才能完成此流程。
  6. 当被问及是否授予 Workplace from Facebook 访问您帐户的权限时,请点击允许
  7. 对话框随即关闭,您成功为组织中的每位用户启用了 SharePoint 集成工具。
注意:如果您的同事已具有相应的 SharePoint 权限,则他们只能查看您分享的文件预览。如果他们无法查看 SharePoint 内容,Workplace 不显示任何预览。
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借助 Box 集成工具,用户可以直接在网页版和移动版 Workplace 轻松分享 Box 中的文件。此外,它还支持授权预览,让用户无需离开 Workplace 即可查看 Box 文件的更多信息。您可以将 Box 文件夹关联到 Workplace 小组,便于小组成员轻松访问文件,以及了解谁在对哪些文件执行操作。
注意:只有 Box 帐户的主管理员才能设置 Box 集成工具。
如果您是 Workplace 管理员,请在电脑端执行以下操作:
  1. 前往 Workplace 集成工具库
  2. 搜索 Box
  3. 点击添加到 Workplace
  4. 点击确定
  5. 系统将弹出一个窗口。复制该页面内的 API 密钥。您需要将此密钥输入 Box 的 Admin Console(管理控制台)。
  6. 在新窗口中,导航至 Box Admin Console(管理控制台)中的 Custom Applications(自定义应用)页面。
  7. Custom Applications(自定义应用)下,选择 Authorize New App(授权新应用)按钮。
  8. 输入您从 Workplace 中复制的 API 密钥,然后选择 Next(下一步)。在出现的页面上选择 Authorize(授权),确认安装集成工具。
  9. 前往 Box 中的 Account Info(帐户信息)页面复制 Enterprise ID(企业编号)。
  10. 返回 Workplace,在“安装 Box”弹出窗口中输入企业编号。
  11. 点击安装,此时对话框将关闭,您成功为您社群中的每位用户启用了 Box 集成工具。
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借助 Dropbox 集成工具,用户可以直接在网页版和移动版 Workplace 轻松分享 Dropbox 中的文件。此外,它还支持授权预览,让用户无需离开 Workplace 即可查看 Dropbox 文件的更多信息。您可以将 Dropbox 文件夹关联到 Workplace 小组,便于小组成员轻松访问文件,以及了解谁在对哪些文件执行操作。
  1. 在电脑中前往 Workplace 集成工具库
  2. 搜索 Dropbox。
  3. 点击添加到 Workplace
  4. 此时将出现一个对话框窗口。点击确定
  5. 登录您的 Dropbox 帐户。
  6. 当被问及是否授予 Workplace from Facebook 访问您 Dropbox 帐户的权限时,请点击允许
  7. 此时对话框将关闭,您成功为您组织中的每位用户启用了 Dropbox 集成工具。
注意:您必须处于 Dropbox 的付费层才能使用此集成工具。
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Quip 集成使您可以轻松地在网站和移动设备上的 Workplace 分享来自 Quip 的内容。此外,它还支持授权预览,让用户无需离开 Workplace 即可查看 Quip 文件的更多信息。您可以将 Quip 文件夹关联到 Workplace 小组,便于小组成员轻松访问文件,以及了解谁在对哪些文件执行操作。
注意:要完成此过程,您必须是您的组织在 Quip 中的主要管理员。
  1. 前往 Workplace 集成工具库
  2. 选择 Quip。
  3. 点击添加到 Workplace。此时将出现一个对话框窗口。
  4. 在新窗口中,前往 Quip 管理面板
  5. 选择 Create API Key(创建 API 密钥)。
  6. 为您的服务命名并保存以生成 Client ID(客户端编号)和 Client Secret(客户端密钥)。
  7. 在步骤 3 中出现的对话框里输入客户端编号和客户端密钥。
  8. 点击安装
  9. 此时对话框将关闭,将为您组织中的每位用户启用 Quip 集成。
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云存储集成工具能提供许多好处:
  • 当有人共享存储在云存储服务中的文件或文档的链接时,有权查看该文件的用户将看到预览或者看到文件或文档的标题。用户看到的具体内容取决于文件类型、云存储服务以及用户查看文件或文档的权限。
  • 您可以在网页和移动端小组编辑器中看到云存储服务的徽标。点击该徽标将打开一个窗口,供您浏览存储在云服务中的文件和文件夹。您还可以使用此窗口顶部的搜索框来搜索多个云存储服务中的内容。找到想要分享的文件后,该文件的链接将添加到您在编辑器里编辑的帖子中。
  • 您可以将云存储服务中的文件夹绑定到 Workplace 小组。
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将云存储服务中的文件夹绑定到 Workplace 小组后,会出现以下情况:
  • 该文件夹会出现在小组的文件选项卡中,并显示其内的所有文件(包括子文件夹)。
  • 小组首页的右侧会出现一个面板,显示所绑定文件夹中最近更新的文件。
  • 所有小组成员的网页和移动端小组编辑器中会出现该服务的图标。点击此图标会打开一个窗口,小组成员可以在其中浏览他们在云存储服务中的文件和文件夹,通过帖子轻松将这些文件和文件夹分享到小组中。
  • 小组成员需获得云存储服务的访问权限,才能查看文件夹的内容。
  • 当用户共享云存储服务中文件或文件夹的链接时,Workplace 会尝试呈现该文件或文档的预览。如果所共享的内容并非组织中的每位用户都能查看,系统会要求用户将其 Workplace 帐户绑定到云存储服务,以便 Workplace 确定他们是否有权查看内容。
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如果您的组织使用的是 Workplace 进阶版,则管理员可以启用的云存储集成工具包括 Box、Dropbox、Quip、Google Drive 以及 Microsoft 的 OneDrive 和 SharePoint Online。
如果您使用的是 Workplace 精简版,则可以将 Workplace 小组与存储在 Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDrive 和 Microsoft SharePoint Online 中的文件夹相关联。
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是的。您可以将云存储服务中的多个文件夹绑定到小组。
您也可以绑定多个云存储服务中的文件夹,例如,您会在小组的 Dropbox 文件旁边看到小组的 Quip 文档。
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您需要成为 Workplace 小组的管理员,并在电脑上登录 Workplace,才能将云存储服务中的文件夹绑定到小组。
要解绑小组中的文件夹:
  1. 在小组中点击文件
  2. 点击您想移除的已绑定文件夹。
  3. 选择解绑文件夹
  4. 在确认对话框中,点击解绑文件夹。该文件夹即与小组解绑。
请注意,解绑文件夹不会移除小组成员访问该文件夹的权限。要移除小组成员对该文件夹的访问权限,应在云存储服务中移除小组成员的访问权限。
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疑难解答
本文仅适用于 Workplace 进阶版用户。
如果您在启用 G Suite 之后无法登录帐户,请首先访问 G Suite 管理员控制面板。在这里:
  1. 点击 Apps(应用)> SAML Apps(SAML 应用)。
  2. 点击 Workplace Settings(Workplace 设置)。
  3. 选择 ON for everyone(对所有人打开)或 ON for some organizations(对部分组织打开)。
请注意,这些更改最长可能需要 24 小时方能生效,且您不会在其生效时收到通知。
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只有小组的管理员才能将云存储服务中的文件夹与小组关联。您可以请小组管理员关联文件夹,或者请他们将您设为小组管理员,让您可以自己关联文件夹。
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